Deliberazione 29 dicembre 2005

 Garante per la Protezione dei Dati Personali. Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso il Garante per la protezione dei dati personali. (Deliberazione n. 26).

(GU n. 68 del 22-3-2006)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il codice in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, le disposizioni secondo cui quando una disposizione di legge specifica solo la finalita' di rilevante interesse pubblico, e non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili e di operazioni eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento ai tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi (articoli 20, comma 2, 21, comma 2 e 181, comma 1, lettera a) del citato codice);
Visto che, ai sensi del medesimo art. 20, comma 2, tale identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare e visto l'art. 156 del codice nella parte relativa ai regolamenti che il Garante puo' adottare (cfr. i regolamenti numeri 1, 2 e 3/2000 e successive modificazioni ed integrazioni);
Visto il provvedimento generale del Garante del 30 giugno 2005 sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari (pubblicato in Gazzetta Ufficiale 23 luglio 2005, n. 170) e rilevato che in esso sono state evidenziate le operazioni di trattamento che possono spiegare effetti maggormente significativi per gli interessati (operazioni svolte pressoche' interamente mediante siti web, oppure volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalita' di interessati; interconnessioni e raffronti fra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento;
comunicazione di dati a terzi e loro diffusione);
Ritenuta la necessita' di individuare quali, tra tali operazioni, sono effettuate presso l'Autorita', e di dover individuare, altresi', piu' sinteticamente le operazioni ordinarie di trattamento svolte presso l'Autorita' per perseguire finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta e di registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione dei dati);
Dato atto che tali individuazioni riguardano i trattamenti di dati sensibili e giudiziari effettuati dal collegio e presso l'ufficio del Garante;
Rilevato che i dati devono essere comunque trattati nel rispetto dei principi del codice in tema di dati sensibili e giudiziari, con particolare riguardo ai requisiti di pertinenza, completezza, non eccedenza ed indispensabilita', oltre che di esattezza e di aggiornamento;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera
ai sensi degli articoli 20, comma 2, 21, comma 2 e 156 del codice di adottare l'allegato regolamento sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari presso l'Autorita'.

Roma, 29 dicembre 2005

Il presidente: Pizzetti

Il relatore: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli


Allegato
REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI PRESSO IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Art. 1.
Oggetto
1. Il presente regolamento individua i tipi di dati sensibili e giudiziari che possono essere trattati e di operazioni eseguibili presso il Garante nello svolgimento delle relative funzioni
istituzionali.

Art. 2.
Individuazione dei tipi di dati e di operazioni
1. L'individuazione di cui all'art. 1 e' effettuata in relazione alle finalita' di rilevante interesse pubblico specificate nel Codice e perseguite dal Garante nei singoli casi (articoli 65, 67, 68, 71, 73, comma 2, lettera g) e 112 del Codice), con particolare riferimento ai seguenti ambiti di attivita':
a) instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro;
b) attivita' di controllo e ispettive;
c) attivita' a tutela degli interessati e sanzionatorie.

Art. 3.
Collegio del Garante
1. Per l'accertamento delle eventuali cause di incompatibilita', di impedimento permanente, o comunque superiore a sei mesi, e di decadenza dall'incarico del presidente e dei componenti del Garante possono essere oggetto di trattamento, in conformita' alle disposizioni del regolamento del Garante n. 1/2000 sull'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio, informazioni personali attinenti alla salute, ovvero idonee a rivelare le opinioni politiche e l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale (art. 153 del Codice).
2. Relativamente al presidente e ai componenti del Garante possono essere, altresi', oggetto di trattamento, in conformita' alle disposizioni del predetto regolamento n. 1/2000, dati giudiziari indispensabili in relazione alle funzioni istituzionali.

Art. 4.
Rapporti di lavoro
1. Per l'instaurazione e la gestione di rapporti di lavoro di qualunque tipo, dipendente e autonomo, nonche' di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato presso l'Autorita' (art. 112 del Codice), possono essere trattati conformemente ai regolamenti del Garante in materia di organizzazione e funzionamento dell'Ufficio, di trattamento giuridico ed economico del personale e di contabilita', dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati giudiziari.
2. In particolare, per la finalita' di cui al comma 1 possono essere trattati i dati relativi ad infortuni, infermita', lesioni o terapie, a domanda dell'interessato o degli aventi diritto in caso di suo decesso, ovvero d'ufficio per riconoscere la dipendenza da causa di servizio, anche ai fini del riconoscimento del trattamento pensionistico di privilegio o di un equo indennizzo, nonche' di stati invalidanti, di inabilita' non dipendenti da causa di servizio, della pensione di inabilita' o di benefici connessi o rimborsi o coperturaspese di tipo assicurativo (art. 112 del Codice). Possono essere trattati, altresi', dati relativi a stati di tossicodipendenza anchedi familiari del dipendente, ai soli fini e se indispensabile per riconoscere al dipendente i diritti in materia di trattamenti riabilitativi e programmi terapeutici (attualmente, ai sensi dell'art. 99 della legge 22 dicembre 1975, n. 685). Il trattamento finalizzato alla concessione di benefici oggetto di specifica richiesta dell'interessato puo' riguardare, ove indispensabile in rapporto alle decisioni da assumere, i dati sulla salute relativi ai familiari o conviventi.
3. Nell'ambito delle medesime finalita' di cui al comma 1 possono essere trattati, altresi', dati giudiziari ed informazioni attinenti alla salute, ovvero idonee a rivelare le opinioni politiche e l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, ai fini dell'accertamento delle eventuali cause di impedimento permanente, incompatibilita', recesso o decadenza dal rapporto, impiego o incarico (art. 65 del Codice).
4. I dati giudiziari possono essere, altresi', oggetto di trattamento per adottare i conseguenti provvedimenti amministrativo-contabili, ovvero nell'ambito delle procedure concorsuali al fine di valutare il possesso dei requisiti di ammissione.
5. I dati, raccolti su iniziativa degli interessati o presso di essi o presso soggetti pubblici o privati, sono trattati in forma sia cartacea, sia telematica, per applicare i vari istituti contrattuali disciplinati dalla legge e dai regolamenti del Garante in materia di trattamento giuridico, economico, previdenziale e pensionistico, nonche' di accertamento della responsabilita' civile, amministrativa, disciplinare e contabile, o di aggiornamento e formazione del personale.
6. Sui dati di cui al presente articolo possono essere eseguite le operazioni ordinarie di trattamento richiamate in premessa. I medesimi dati possono essere altresi' oggetto di comunicazione:
a) ad organizzazioni sindacali, a fini di gestione di permessi e trattenute sindacali relativamente a coloro che hanno conferito una delega;
b) ad enti assistenziali, previdenziali ed assicurativi o autorita' locali di pubblica sicurezza a fini assistenziali e previdenziali, nonche' per la denuncia di malattie professionali o infortuni sul lavoro;
c) ad enti previdenziali, ai fini del riconoscimento della pensione privilegiata (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 1092/1973), della pensione di inabilita' (attualmente, ai sensi dell'art. 2, comma 12, legge n. 335/1995), di maggiorazioni sul trattamento pensionistico derivanti da particolari stati invalidanti, della rendita o indennita' di inabilita' (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 1124/1965);
d) ai servizi sanitari competenti per le visite fiscali di cui all'art. 19 del regolamento del Garante n. 2/2000, nonche' ad organi preposti all'accertamento o al riconoscimento di cause di servizio e di un equo indennizzo o dell'inabilita' al lavoro non dipendente da causa di servizio (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 461/2001), o al rimborso delle spese di cura (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n.
686/1957);
e) ad enti preposti alla vigilanza in materia di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro (attualmente, ai sensi del decreto legislativo n. 626/1994 e successive modificazioni ed integrazioni), ad uffici e servizi competenti per il collocamento obbligatorio, relativamente a dati degli assumendi e degli assunti disabili o appartenenti alle «categorie protette» (attualmente, ai sensi della legge n. 68/1999 e successive modificazioni ed integrazioni), nonche' dei centralinisti non vedenti (attualmente, ai sensi della legge 29 marzo 1985, n. 113 e successive modificazioni ed integrazioni);
f) alle amministrazioni e agli enti di appartenenza dei lavoratori in posizione di fuori ruolo o equiparato, al fine di definire il trattamento giuridico ed economico del dipendente;
g) agli enti che forniscono prestazioni di lavoro temporaneo, ovvero ai soggetti datori di lavoro di personale utilizzato ad altro titolo presso l'Autorita';
h) ad organi competenti in materia di tributi ed imposte dirette, nel caso in cui l'Ufficio svolga funzioni di centro di assistenza fiscale.
7. Sono inoltre effettuati raffronti con dati detenuti da amministrazioni o gestori di pubblici servizi, ai fini dell'accertamento d'ufficio di stati, qualita' e fatti, ovvero del controllo sulle dichiarazioni sostitutive prodotte dall'interessato (attualmente, ai sensi dell'art. 43 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000), e con riferimento alle informazioni oggetto
di accertamento o di controllo.
8. Il trattamento concerne i dati relativi all'instaurazione e alla gestione del rapporto di lavoro o di impiego, a qualunque titolo, presso il Garante, a partire dai procedimenti concorsuali o di selezione. I dati sono oggetto di trattamento presso le competenti strutture dell'Ufficio per la gestione dell'orario di lavoro, per le certificazioni sanitarie attestanti lo stato di malattia, l'infortunio o la malattia professionale o per verificare specifiche cause di assenza. I dati sulle convinzioni religiose possono venire in considerazione allorche' il trattamento sia indispensabile per concedere permessi per festivita' oggetto di specifica richiesta dell'interessato motivata da ragioni di appartenenza a determinate confessioni religiose; le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente se indispensabili per le funzioni istituzionali in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso o di commissione di illecito. I dati relativi alle opinioni politiche e all'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni politiche sono trattati esclusivamente ai fini della concessione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o dal protocollo sulle relazioni sindacali, in relazione all'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attivita' o di incarichi sindacali, o alla partecipazione a pubbliche iniziative,
nonche' ai fini della individuazione della rappresentativita' sindacale e dei connessi diritti, del versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione a organizzazioni sindacali o di fatti di eventuale rilievo disciplinare. I dati sulle convinzioni filosofiche o d'altro genere possono desumersi venire dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettore di coscienza (art. 70 del Codice).

Art. 5.
Attivita' di controllo e ispettive o a tutela degli interessati
1. Nell'ambito dei propri compiti istituzionali previsti da specifiche norme di legge, anche di ratifica di accordi o convenzioni internazionali, o dalla normativa comunitaria, possono essere trattati dati personali sensibili e giudiziari indispensabili allo svolgimento delle finalita' di assistenza o di controllo della liceita' e correttezza dei trattamenti in ordine al rispetto della disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali (art. 67 del Codice).
2. Per le finalita' di cui al comma 1, possono essere trattati in particolare i dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale, nonche' dati giudiziari che sono oggetto di trattamento, se indispensabili rispetto:
a) alla trattazione e alle decisioni da assumere in ordine a reclami, segnalazioni, ricorsi ed altri interpelli presentati da interessati, loro difensori o associazioni, anche attraverso l'Ufficio relazioni con il pubblico. I dati sono raccolti sia presso gli interessati, sia presso terzi nel corso sia dell'istruttoria preliminare, sia del procedimento, anche dalla documentazione prodotta;
b) allo svolgimento, anche d'ufficio, di compiti di impulso, indirizzo e vigilanza in ordine al rispetto della disciplina sul trattamento dei dati personali nonche', se necessario, nell'esercizio dei poteri cautelari, prescrittivi o interdittivi nei confronti dei soggetti che effettuano un trattamento illecito o non corretto di dati personali, anche nel quadro di provvedimenti di blocco o di divieto del trattamento;
c) allo svolgimento delle attivita' ispettive o di accertamento degli illeciti in materia rilevante per la protezione dei dati personali, originate da segnalazioni, reclami o altri interpelli ricevuti dall'ufficio, da esigenze di approfondimento emerse nell'ambito dell'esame di ricorsi, o su iniziativa dell'Autorita' nello svolgimento di verifiche e controlli, ovvero sulla base di notizie comunque acquisite direttamente. I trattamenti effettuati nell'ambito delle predette attivita' sono finalizzati anche all'applicazione delle sanzioni constatate (v. art. 71 del Codice);
d) all'assistenza in materia di protezione degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali, prevista da specifiche norme di legge, anche di ratifica di accordi o convenzioni internazionali, o dalla normativa comunitaria, con particolare riferimento ai compiti di controllo e di verifica del corretto funzionamento, elaborazione ed utilizzazione dei dati inseriti nell'archivio della sezione nazionale del Sistema d'informazione Schengen (Sis), nel sistema informativo Eurodac per il confronto delle impronte digitali di coloro che richiedono l'asilo, nel Sistema informativo doganale (Sid), negli archivi Europol, nel sistema Vis e nel Centro elaborazione dati istituito presso il Dipartimento di pubblica sicurezza.
3. Le informazioni che risultano eccedenti, non pertinenti o non indispensabili all'espletamento delle funzioni di cui al presente articolo non sono utilizzate, salvo che per l'eventuale conservazione a norma di legge dell'atto o del documento che le contiene.
4. Nello svolgimento dei compiti di cui al presente articolo possono essere eseguite le operazioni ordinarie di trattamento richiamate in premessa; i dati sensibili e i dati giudiziari possono essere comunicati altresi' ai titolari e ai responsabili del trattamento o agli altri soggetti coinvolti a vario titolo nelle fattispecie oggetto di trattazione, ovvero ad organi giudiziari o di polizia laddove ineriscano a fatti configurabili come reati.
5. I medesimi dati possono essere in particolare comunicati, per l'esercizio delle funzioni di cui al presente articolo, anche alla Guardia di finanza, nei casi in cui il Garante si avvale della sua collaborazione ai sensi dell'art. 158, comma 2, del Codice, ed eventualmente diffusi mediante la pubblicazione del bollettino, anche attraverso strumenti telematici, qualora laddove risultino indispensabili per assicurare il rispetto del principio di pubblicita' dell'attivita' istituzionale, anche in caso di applicazione della disciplina in materia di comunicazione istituzionale, fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute.
6. I medesimi dati possono essere trattati ai fini della tenuta del registro dei trattamenti formato sulla base delle notificazioni di cui all'art. 37 del Codice e resi accessibili tramite
consultazione, anche per via telematica, per esclusive finalita' di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Art. 6.
Contenzioso e difesa in giudizio
1. Possono essere effettuati trattamenti di dati sensibili e giudiziari nell'ambito delle attivita' relative alla difesa dell'Autorita', anche tramite l'Avvocatura dello Stato, in sede giudiziaria di ogni ordine e grado o amministrativa, nonche' nei procedimenti disciplinari, nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, in quanto applicabili (articoli 71 e 112 del Codice).
2. Per le finalita' di cui al comma 1, possono in particolare costituire oggetto di trattamento i dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale, nonche' i dati giudiziari che riguardano le fattispecie che danno o possono dar luogo ad un contenzioso.
3. Sui dati di cui al comma 2 possono essere effettuate le operazioni ordinarie nell'ambito di scritti difensivi eventualmente prodotti in sede contenziosa, ovvero resi all'Avvocatura dello Stato o all'autorita' giudiziaria penale, cosi' come nell'ambito delle richieste di indennizzo e/o di risarcimento danni inerenti alla responsabilita' civile verso terzi a favore o a carico dell'amministrazione, ivi compresa l'azione di rivalsa nei confronti del soggetto civilmente responsabile in caso di infortunio non sul lavoro occorso al dipendente relativamente alle retribuzioni corrisposte durante il periodo di assenza, alle responsabilita' derivanti da fatto illecito e nell'ambito dell'azione di responsabilita' amministrativo-contabile.
4. I medesimi dati possono essere altresi' comunicati ai seguenti soggetti:
a) Avvocatura dello Stato, autorita' giudiziaria di ogni ordine e grado, enti previdenziali e di patronato, associazioni sindacali, avvocati e procuratori, consulenti tecnici, soggetti lecitamente incaricati di collaborare ad indagini difensive;
b) societa' di assicurazione e relativi consulenti per la valutazione e la copertura economica dei danni inerenti alla responsabilita' civile, anche patrimoniale, verso terzi;
c) organi preposti alla trattazione dei ricorsi in materia di riconoscimento della causa di servizio e dell'equo indennizzo e dell'inabilita' al lavoro non dipendente da causa di servizio (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 461/2001), della pensione privilegiata (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 1092/1973), della pensione di inabilita' (attualmente, ai sensi dell'art. 2, comma 12, legge n. 335/1995), di maggiorazioni sul trattamento pensionistico derivanti da particolari stati invalidanti, della rendita o indennita' di inabilita' (attualmente, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 1124/1965).

Art. 7.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica.