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Internet e la pubblica amministrazione: le infrastrutture ed i
processi
Iacopo Pietro Cimino
1. Cenni generali sull’e-government.
Negli ultimi anni dello scorso secolo un radicale processo di riforma ha
profondamente pervaso il quadro di riferimento generale dell’attività delle
amministrazioni pubbliche, innescando rilevanti processi di trasformazione. Le
riforme amministrative (ormai avviate sempre più verso il decentramento), la
semplificazione e l’informatizzazione dei processi decisionali, hanno lasciato
chiaramente intravedere una drastica rivoluzione nella stessa cultura
organizzativa della PA.
Da una amministrazione verticale e segmentata, si mira a transitare verso una
amministrazione orizzontale, orientata al servizio e caratterizzata da fitti
scambi informativi tra i vari apparati delle Istituzioni, nonché verso la
«società civile».
In questo dinamico contesto, il ricorso all'informatica ed alla telematica o,
se si preferisce la locuzione inglese ormai entrata nell'uso comune, all’Information
& Communication Technology (ICT) è centrale per l’attuazione della riforma
pubblica e coinvolge tutte le amministrazioni, in un sistema sempre più
integrato di processi gestionali.
Con il termine e-government ci si riferisce proprio al quadro quanto mai ampio
e diversificato delle innovazioni di servizio e di processo realizzate dalle
amministrazioni pubbliche, centrali e locali, mediante l’utilizzo delle
tecnologie ICT.
Le possibilità offerte dalle tecnologie ICT si votano così a divenire uno
straordinario volano per lo sviluppo sociale ed economico del Paese. Lo
scenario che s’intravede, infatti, è quello di una PA in «movimento», in cui
la diffusione dell’ICT «contamina» i singoli apparati burocratici, rafforzando
l’idea che il trasferimento delle esperienze e la condivisione delle soluzioni
adottate rappresentino due elementi chiave per una corretta ed efficiente
gestione amministrativa.
L’utilizzo delle tecnologie ICT appare, quindi, come un’occasione
straordinaria per riformulare l'organizzazione stessa ed il modus operandi
della Pubblica Amministrazione, a partire, come ovvio, dall’applicazione di
nuove leggi e provvedimenti attuativi.
In questo contesto si inserisce la strategia del «Piano di Azione di E–government»,
approvato per la prima volta nella storia della Repubblica, il 16 giugno 2000,
dal Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione.
Tale documento politico-programmatico definisce un insieme coerente ed
organico di iniziative che riguardano le infrastrutture, gli strumenti di
servizio, i sistemi di erogazione, i contenuti, la gestione del cambiamento e
l’adeguamento del quadro normativo. Il «Piano di Azione» si propone, dunque,
come linea guida delle strategie ideate per coinvolgere tutte le
amministrazioni pubbliche in un sistema integrato di processi amministrativi
informatizzati.
Le linee direttrici del «Piano di Azione» costituiscono, altresì, parte
integrante delle politiche di sviluppo della Società dell’Informazione,
promosse dall’Unione Europea, nel quadro del vasto programma comunitario «E–Europe».
Per la attuale Legislatura le indicazioni programmatiche di questa azione
riformistica sono sintetizzate, con sufficiente chiarezza, in un documento
titolato «Linee guida del Governo per lo sviluppo della Società
dell’Informazione».
«Il Dipartimento per l’Innovazione Tecnologica ha sviluppato un modello di
riferimento di eGovernment per l’erogazione dei servizi che saranno resi
disponibili attraverso modalità innovative on-line e ad un livello di qualità
elevato a utenti-clienti (cittadini ed imprese). Per focalizzare gli sforzi di
sviluppo, il Dipartimento ha individuato 80 servizi prioritari dal punto di
vista degli utenti-clienti, che saranno privilegiati nelle iniziative
realizzative. Il modello prevede modalità di riconoscimento dell’utente e di
firma sicura attraverso la Carta di Identità Elettronica, la Carta Nazionale
dei Servizi e la firma digitale e una pluralità di canali innovativi,
principalmente on-line, attraverso cui l’utente accede ai servizi offerti:
Internet, call centre, telefoni mobili, reti di operatori terzi. I back
office, efficienti ed ottimizzati dei diversi Enti eroganti, saranno
pienamente interoperabili, semplificando in modo significativo il rapporto
all’utente e consentendo la “trasparenza” verso l’esterno. Il tutto poggerà su
una infrastruttura di comunicazione, il “sistema nazionale di connettività”,
che collegherà tutte le Amministrazioni centrali e periferiche. Tale modello
viene già oggi utilizzato come punto di riferimento delle varie iniziative e
progetti di investimento al fine di favorire l’interoperabilità delle diverse
soluzioni sviluppate, lo sviluppo di standard comuni e la razionalizzazione
degli investimenti (omissis).
Al fine di poter realizzare nelle Amministrazioni Centrali e Locali le
iniziative elencate, riveste importanza fondamentale la predisposizione
dell’infrastruttura di base. Il Dipartimento, in qualità di promotore ed
“architetto” delle infrastrutture comuni, ha in programma le seguenti
principali iniziative: a) lancio del portale nazionale Italia.gov.it, con la
creazione di un punto di accesso unico ai servizi della Pubblica
Amministrazione, in cui l’offerta sia organizzata in maniera comprensibile e
di facile navigazione per l’utente; b) diffusione della CIE/CNS (carta di
identità elettronica/carta nazionale dei servizi), con la creazione di uno
standard sicuro e diffuso di identificazione ed accesso ai servizi della
Pubblica Amministrazione, che funga da volano per l’utilizzo dei canali remoti
da parte di cittadini ed imprese; c) utilizzo di un’infrastruttura integrata
di pagamento elettronico, che permetta di effettuare transazioni con la
Pubblica Amministrazione secondo modalità tecniche (carte di debito/credito,
addebiti su conti correnti o postali...) sicure e certificate; d) evoluzione
del sistema pubblico di connettività, con iniziative di miglioramento della
Rete esistente sia in termini di amministrazioni coinvolte sia di qualità,
sicurezza ed ampiezza dei servizi offerti (non solo trasporto dati, ma anche
posta elettronica sicura, disponibilità banche dati…); e) valorizzazione del
patrimonio informativo, con iniziative di bonifica dei dati presenti, spesso
imprecisi o ridondanti, e di definizione delle modalità ottimali di fornitura
del dato (segmentazione delle informazioni in base al profilo dell’utente); f)
definizione piano di sicurezza ICT, con iniziative di individuazione standard
di sicurezza, modalità di certificazione e responsabilità». (Presidenza del
Consiglio dei Ministri, Linee guida del Governo per lo sviluppo della Società
dell’Informazione nella legislatura, 2002, 5 ss).
Alla luce di quanto sopra, si deve allora comprendere, fin da subito, che la
nozione di e-government, non è riducibile al solo aspetto della mera
digitalizzazione della PA: magari esemplificata da qualche best practice
nell’amministrazione fiscale e/o nella politica degli acquisti pubblici (c.d
e-procurement sul quale si fa rinvio ad un’altro Capitolo del presente libro).
La politica per l’e-government pare, piuttosto, incentrarsi sulle più ampie
dimensioni di una trasformazione che investe il «funzionamento» stesso della
società democratica e la governance pubblica nel suo complesso.
«Non c’ è dubbio, infatti, che lo sviluppo dell’e-government rappresenti una
straordinaria opportunità per raggiungere nuovi traguardi nel rapporto tra
amministrazione e cittadini e per rispondere alla domanda crescente di
un’amministrazione semplice, moderna e al servizio dell’utenza, avanzata da
cittadini ed imprese sempre più insofferenti nei confronti degli oneri
burocratici. Tale trasformazione del rapporto tra amministrazione e cittadini
richiede tuttavia un completo ridisegno sia del front-office, che del
back-office nel quadro di una generale reingegnerizzazione dei processi di
servizio. In altre parole il problema principale è quello di dare effettività
a un modello di integrazione dei servizi, alla base del quale stia un’attenta
lettura dei bisogni dell’utente e non di quelli della o delle amministrazioni
che ne sono responsabili. Lo standard internazionale su questi temi è quello
dell’approccio attraverso i cosiddetti “eventi della vita”, ed esso deve
servire a superare il tradizionale modello nel quale è l’utilizzatore che deve
previamente conoscere quale amministrazione fornisce quale servizio. Fino ad
oggi, però, l’enfasi è stata più dedicata agli aspetti tecnologici che a
quelli del servizio al cittadino e della radicale riorganizzazione delle
attività amministrative, senza la quale lo sviluppo delle reti e
dell’interconnessione delle banche dati rischiano di avere scarsa efficacia».
(AA. VV., Associazione per gli Studi e le ricerche sulla Riforma delle
Istituzioni Democratiche e sull’innovazione nelle amministrazioni pubbliche,
Federalismo informatico e rinnovamento delle Istituzioni: dieci tesi sull’e-government,
Astrid, 2002, 6 ss.).
Anche in funzione di queste innovazioni tecnologiche il vecchio modello di
organizzazione burocratica, dirigistica e verticale della PA viene
progressivamente sostituito da un modello amministrativo complessivamente più
partecipativo.
Grazie ai siti web della PA ed attraverso l’uso di strumenti quali smart cards
e firma digitale, ogni momento della vita politica, istituzionale,
amministrativa ed economica del Paese, tende (o tenderà) a divenire
effettivamente trasparente; permettendo al cittadino di esercitare in maniera
penetrante il sindacato ispettivo sui processi decisionali e sulle procedure
amministrative adottate nei suoi confronti.
Direttiva, 9 dicembre 2002, Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione
elettronica dei flussi documentali.(omissis).
La trasparenza amministrativa.
Per l'attuazione della trasparenza dell'attivita' amministrativa, cosi' come
intesa da questa normativa, le amministrazioni svolgono, entro il 28 febbraio
2003, le seguenti azioni: comunicare al Centro tecnico il nome di in
referente, al fine di definire le attivita' di interesse comune e concordare i
relativi tempi di realizzazione; individuare i servizi di propria competenza
erogati ai cittadini e alle imprese sia con modalita' tradizionali che in
rete; pianificare, secondo criteri di priorita', l'attuazione della
trasparenza dell'azione amministrativa come definita in precedenza, tramite la
predisposizione di progetti orientati a fornire ai cittadini e alle imprese
servizi informativi attraverso canali telematici diretti o tramite
intermediazione dell'Ufficio relazioni con il pubblico; migliorare la
comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di migliorare la comunicazione
esterna e l'esercizio del diritto di accesso; compilare, per ogni progetto una
scheda informativa, secondo lo schema riportato in allegato 1, da inviare al
Centro tecnico. La scheda contiene gli elementi informativi essenziali per
pianificare l'attuazione del progetto di trasparenza.
Roma, 9 dicembre 2002 Il Ministro.
Ci troviamo, dunque, di fronte a quello che comincia a delinearsi (anche alla
luce della Legge n. 241/1990, sulla libertà di accesso alla documentazione
amministrativa) come un vero e proprio interesse legittimo all’accesso
informatico al procedimento amministrativo. A tale interesse occorre,
pertanto, dare effettività: in primo luogo, individuando gli strumenti più
adatti per avvicinare la cittadinanza all’utilizzo delle nuove tecnologie
informatiche.
Si muove in questo senso il recentissimo DPR, del 24 gennaio 2003, recante
disposizioni per l’informatizzazione della normativa vigente (pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale n. 35, del 12 febbraio 2003), ove si prevede, all’art. 3,
la realizzazione di appositi portali e siti Internet, corredati da idonei
motori di ricerca, al fine di mettere a disposizione gratuitamente alla
cittadinanza, con strumenti informatici e telematici, il testo delle leggi
statali e degli altri atti normativi emanati nello Stato.
E’ evidente, tuttavia, che ciò rappresenta solo un primo (significativo) passo
verso un traguardo che appare ancora lungi dall’essere raggiunto.
«Dal punto di vista dei cittadini l’uso delle ICT incontra talvolta,
soprattutto per le generazioni più anziane, ostacoli di tipo culturale. E’
compito delle amministrazioni pubbliche mettere in opera adeguati programmi
educativi e formativi che rimuovano tale vincolo, e progettare un’architettura
organizzativa ed istituzionale che permetta a coloro che non sono in grado di
accedere direttamente ai servizi on-line di usufruire ugualmente
dell’integrazione tra differenti amministrazioni che le nuove tecnologie
consentono. Dal punto di vista del processo di riforma dell'amministrazione
pubblica, le pratiche di e-government costituiscono il risultato tangibile
dell'utilizzo delle tecnologie che abilitano il cambiamento. Sostenere che vi
sono dei diritti personali relativi all'e-government, in buona misura equivale
ad affermare che il processo di trasformazione dell'amministrazione pubblica
per mezzo delle nuove tecnologie, deve essere pervasivo, e in particolare non
deve trascurare delle porzioni del territorio nazionale (il Mezzogiorno, le
aree montane, i «comuni polvere », eccetera). (omissis). Precondizione
irrinunciabile è ovviamente assicurare a tutti i cittadini e a tutte le
amministrazioni l’accesso alle reti». (AA. VV., Associazione per gli Studi e
le ricerche sulla Riforma delle Istituzioni Democratiche e sull’innovazione
nelle amministrazioni pubbliche, Federalismo informatico e rinnovamento delle
Istituzioni: dieci tesi sull’e-government, Astrid, 2002, 8 ss.).
2. La R.U.P.A., la Rete Nazionale e l’interscambio informatico dei dati nei
procedimenti amministrativi.
Un momento essenziale del processo di ammodernamento della PA è costituito
dalla realizzazione delle necessarie infrastrutture tecniche: cioè, in primo
luogo, le reti di comunicazione.
L’adozione di sistemi informatici interoperativi (cioè, in grado di dialogare
reciprocamente tra loro) consente, infatti, nell’ambito dell'autonomo processo
decisionale di ciascuna amministrazione, di poter accedere ai dati ed alle
procedure residenti nei sistemi informativi delle altre amministrazioni
interessate.
Sulla base di tale assunto, con Direttiva della Presidenza del Consiglio dei
Ministri, del 5 settembre 1995 (pubblicata in G.U. 21 novembre 1995 n. 272), è
stata, pertanto, prevista dal Legislatore la realizzazione di una Rete
Unitaria informativa, la c.d. R.U.P.A. (rete unitaria della pubblica
amministrazione).
La Legge n. 127/1997 ha realizzato, quindi, un’ulteriore momento del processo
di informatizzazione della PA: la fase attuativa, prevedendo, all’art. 17,
comma 19, l’istituzione presso l’AIPA (Autorità per l’informatica nella
Pubblica Amministrazione) di un Centro Tecnico per la R.U.P.A., operante per
l’assistenza alle amministrazioni che utilizzano la rete stessa.
Il predetto Centro Tecnico, ai sensi dell’art. 27 della recente Legge n. 3,
del 16 gennaio 2003, è divenuto, alla pari dell’AIPA, un’unità organizzativa
priva di autonomia funzionale e collocata all’interno della nuova Agenzia
Nazionale per l’Innovazione Tecnologica (ANIT).
Dispone, infatti, il predetto art. 27 che: «All’articolo 29 della legge 28
dicembre 2001, n. 448, sono apportate le seguenti modificazioni. a) il comma 6
è sostituito dal seguente:…(omissis). L’Agenzia subentra in tutti i rapporti
giuridici attivi e passivi dell’Autorità per l´informatica nella pubblica
amministrazione e del Centro tecnico; subentra altresì nelle funzioni già
svolte dai predetti organismi, fatte salve quelle attribuite dalla legge al
Ministro per l´innovazione e le tecnologie».
Ad ogni modo per ciò che in questa sede preme rilevare, al Centro Tecnico
della R.U.P.A era (è), comunque, affidata la supervisione ed il controllo di
tutti i contratti stipulati dalle PA con le società fornitrici dei servizi di
trasporto unificato dati, ai fini dell’interoperabilità tra i vari sistemi
informatici delle amministrazioni.
Ai sensi della Legge n. 340 del 24.11.2000, al Centro Tecnico (oggi sotto il
controllo dell’ANIT) è, altresì, demandata: la definizione e l’attuazione dei
programmi di informatizzazione integrata delle Pubbliche Amministrazioni ed il
coordinamento, (nonché la gestione) dei progetti definiti nel «Piano di Azione
dell’E-government».
Dal punto di vista ingegneristico la infrastruttura tecnologica funzionale a
realizzare il detto piano di riforma verso il modello dell’e-government, è
rappresentata dalla adozione di una rete telematica unitaria a copertura
nazionale, una extranet della amministrazione: cioè, una rete accessibile solo
da soggetti autorizzati.
Si può pensare, infatti, ad una extranet come ad una rete Internet con accessi
controllati: in sostanza e per esemplificare, se Internet è paragonabile ad
una biblioteca pubblica, dove chiunque può accedere e consultare i libri ivi
contenuti, una extranet è paragonabile ad una biblioteca privata, allargata a
determinati «utenti esterni».
Tale extranet della PA è grado di interconnettere tutti i sistemi informatici
delle Amministrazioni Centrali, ispirandosi al modello Internet e offrendo
servizi basati sui protocolli IP (Internet Protocoll).
La Rete Unitaria offre attualmente servizi di trasporto e di interoperabilità
dei dati per supportare l’adozione di standard informatici tra le
amministrazioni. Giova comunque precisare che la interconnessione alla
R.U.P.A. è, all’oggi, esclusivamente obbligatoria per le sole Amministrazioni
Centrali.
Non si può inoltre mancare di rilevare che la costruzione di infrastrutture
pubbliche di telecomunicazione, atte a consentire la circolazione dei dati tra
gli apparati amministrativi, implica necessariamente il dovere di garantire la
sicurezza del sistema utilizzato.
Decreto Interministeriale, 24 luglio 2002, Istituzione del Comitato tecnico
nazionale sulla sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle
pubbliche amministrazioni.
ART. 1 Istituzione del Comitato tecnico nazionale sulla sicurezza informatica
e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni 1. E’ istituito il
Comitato tecnico nazionale sulla sicurezza informatica e delle
telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni (di seguito denominato
Comitato) con funzioni di indirizzo e coordinamento delle iniziative in
materia di sicurezza nelle tecnologie dell’informazione e della comunicazione
nelle pubbliche amministrazioni, di cui alla direttiva del Ministro per
l’innovazione e le tecnologie del 16 gennaio 2002. 2. Il Comitato è composto
da cinque esperti, dotati di comprovata e qualificata competenza professionale
in materia, di cui uno con funzioni di Presidente. 3. Il Presidente e uno dei
membri del Comitato sono nominati dal Ministro delle comunicazioni. I restanti
tre membri sono nominati dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie.
(omissis).
ART. 3 Poteri del Comitato 1. Il Comitato può, per le finalità di cui
all’articolo 1: a) convocare e procedere ad audizioni di rappresentanti dei
produttori di apparecchiature e di sistemi informatici e telematici, degli
organismi di telecomunicazioni e di qualsiasi altro soggetto dotato di
specifiche competenze nelle materie di interesse del Comitato; b) richiedere
documentazione tecnica ed amministrativa presso i costruttori di
apparecchiature e di sistemi informatici e telematici, nonché presso gli
organismi di telecomunicazioni; c) richiedere l’accesso, anche per mezzo di
organi tecnici delle amministrazioni interessate o ad esse collegati, agli
impianti, ai locali ed ai centri elaborazione dati degli organismi di
telecomunicazioni e dei produttori di sistemi informatici telematici. 2. Ogni
quattro mesi il Comitato, tramite il suo Presidente, riferisce sulle
iniziative adottate e sul relativo stato di avanzamento al Ministro delle
comunicazioni e al Ministro per l’innovazione e le tecnologie, i quali possono
chiedere in ogni momento informazioni sull’andamento dei lavori del Comitato.
ART. 4 Organizzazione del Comitato 1. Il Comitato ha sede presso il
Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio
e si avvale di una segreteria tecnica, con compiti di supporto tecnico e per
la raccolta, la selezione e l’elaborazione del materiale rilevante ai fini
dell’attività del Comitato stesso. 2. Il Ministero delle comunicazioni e il
Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio
pongono a disposizione del Comitato il personale occorrente per lo svolgimento
dei compiti di segreteria tecnica. (omissis).
Il presente decreto sarà trasmesso ai competenti organi di controllo.
Roma, 24 luglio 2002. Il Ministro delle comunicazioni. Il Ministro per
l’innovazione e le tecnologie.
Le profonde modifiche, che la cultura dei servizi, le pressioni federaliste ed
il mercato stesso, stanno imponendo alla Pubblica Amministrazione italiana,
richiedono, altresì, l’individuazione di ulteriori strumenti innovativi
funzionali a soddisfare questi nuovi bisogni che si affacciano nel Paese.
La Rete Nazionale costituisce, dunque, il mezzo - che sarà presto messo a
disposizione di tutte le amministrazioni Italiane, con particolare attenzione
agli enti locali - per permettere l’erogazione di nuovi servizi, in forma
telematica, diretti ai cittadini, ed alle imprese (sui quali si fa rinvio al
Capitolo seguente).
Prevista sotto l’impulso fornito dal «Piano di Azione per l’E-government»,
nonché nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445 del
2000) ed infine, nella «direttiva Bassanini», del 21 maggio 2001, la Rete
Nazionale nasce, infatti, come naturale evoluzione della R.U.P.A., della quale
amplia i confini, estendendoli a tutti i livelli della amministrazione locale
(Regione, Provincia, Comune, ecc.).
Visto dagli occhi del cittadino il locus pubblico tende, pertanto, ad
allontanarsi sempre più dal modello tradizionale di servizio identificato
nello sportello. Sta, infatti, prendendo piede nella Pubblica Amministrazione
una concezione di servizio pubblico quale attività da prestarsi mediante web:
cioè, direttamente nel personal computer del destinatario, o magari,
attraverso un apparecchio di Tv digitale interattiva, di nuova generazione.
Ben presto, non si renderà più necessario per il cittadino sapere che esistono
«molte» Pubbliche Amministrazioni e neppure conoscerne le attribuzioni: ci
sarà, nell’ «immaginario collettivo», una «sola» P.A. Si passerà da una
visione spaziale della P.A. (nel distinguere tra Istituzioni centrali e
locali) ad una concezione digitale di Pubblica Amministrazione; dove la
digitalità è insita nel processo stesso di erogazione di servizi pubblici via
web.
Le direttrici di questa nuova visione condivisa per le future collaborazioni
tra Governo, Regioni, Enti locali, nello sviluppo delle politiche per l'e-government
sono state, di recente, rafforzate con la firma di un «Protocollo d’intesa»
per l’attuazione di strategie comuni nel processo di modernizzazione della
Pubblica Amministrazione, siglato tra il Ministro per l'Innovazione e le
Tecnologie ed il Presidente dell'Associazione Nazionale dei Comuni Italiani (ANCI).
Protocollo di Intesa tra il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie e
l’Associazione Nazionale dei Comuni Italiani.
Il Ministro per l’innovazione e le tecnologie, e il Presidente dell’ANCI
Visto… (omissis).
convengono quanto segue:
Art. 1 Obiettivi. Gli obiettivi del presente protocollo d’intesa sono: a) la
partecipazione dei Comuni all’attuazione delle Linee guida del Governo per lo
sviluppo della Società dell’Informazione; b) l’individuazione e la promozione
di iniziative, modalità e regole tecnico-organizzative nell’offerta di nuovi
servizi pubblici, che rispondano alle esigenze dei cittadini e delle imprese,
nel rispetto dei principi di efficienza, di sicurezza e riservatezza; c) la
promozione di forme e modalità organizzative nell’offerta di servizi pubblici
on line il più possibile standardizzati e tra loro interoperabili; d) la
definizione di strategie per l’utilizzo delle nuove tecnologie come strumento
di promozione e sviluppo del territorio e per i servizi alle piccole e medie
imprese; e) la promozione e sviluppo dello Sportello Unico per le Attività
Produttive; f) la promozione e lo sviluppo degli strumenti per l’accesso alla
rete degli utilizzatori dei servizi on-line, con particolare riguardo alla
diffusione della Carta Nazionale dei Servizi ed alla definizione delle sue
specifiche tecniche d’intesa con il Ministro dell’interno; g) la promozione di
politiche di gestione del territorio volte a consentire la diffusione
ottimizzata di infrastrutture a larga banda nei Comuni italiani; h) la
promozione della partecipazione dei Comuni alle iniziative europee del VI
Programma quadro e agli altri programmi di finanziamento europeo; i) la
promozione e lo sviluppo del telelavoro sia nelle pubbliche amministrazioni
sia come infrastruttura al servizio di cittadini e imprese; j) la promozione
della partecipazione delle strutture regionali dell’ANCI alla costituzione dei
Centri di competenza regionali sull’e-Government; k) la promozione di forme di
cooperazione tra i Comuni italiani ed i Paesi in via di sviluppo nel campo
dell’e-Government; l) il sostegno alla nascita di iniziative locali volte a
realizzare centri di servizio in collaborazione tra più Comuni, con
particolare riguardo alla promozione delle aggregazioni tra i piccoli Comuni;
m) la definizione delle caratteristiche del portale nazionale Italia.gov.it
per la parte relativa ai servizi dei Comuni; n) il sostegno ad iniziative
volte alla formazione dei dipendenti comunali attraverso le nuove tecnologie (e-Learning);
o) la promozione di metodologie e linee guida organizzative per la rilevazione
della customer satisfaction nei Comuni. (omissis).
3. Il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e la posta
elettronica certificata.
La validità giuridica attribuita nella PA al documento informatico, sancita
già dall’art. 15 della Legge n. 59/1997 (la c.d. «Bassanini uno») e ribadita
poi mediante l'adozione della firma digitale (DPR n. 513/1997 e successive
modifiche), ha consentito il conseguente sviluppo di uno strumento
complementare: il protocollo informatico (DPR n. 428/1998).
Grazie all’utilizzo delle reti di comunicazione telematica, si è, infatti,
resa possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente
automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde
innovazioni nelle modalità di istruzione degli atti amministrativi.
Scopo della registrazione di protocollo, per come si è definita nel corso del
tempo ed in particolare, a partire dagli inizi del Secolo XX, è quello di: a)
identificare i documenti in entrata ed in uscita dalla amministrazione,
attribuendo ad essi un numero univoco di identificazione, nonché determinando
la data certa di inserimento nell’archivio: una volta registrati a protocollo,
infatti, i documenti non possono essere più modificati e le stesse operazioni
di registrazione sono soggette ad una complessa procedura di annullamento in
caso di errore; b) garantire il cittadino dal punto di vista della certezza
del diritto e della trasparenza dell’azione amministrativa: la registrazione
di protocollo svolge, infatti, una funzione rilevante nel settore pubblico ed
ha accresciuto il suo peso tra gli strumenti di gestione dei flussi
documentali, già a partire dalla Legge n. 241/1990 sulla trasparenza dei
procedimenti amministrativi; c) definire la sequenza cronologica dei documenti
ricevuti nell’archivio dell’amministrazione e di conseguenza, stabilire
l’ordine cronologico all’interno delle unità archivistiche di riferimento.
Per ciò che qui ci occupa, giova precisare altresì che la registrazione di
protocollo in ambiente digitale, tende oggi ad assumere anche la ulteriore
funzione di certificazione dei documenti informatici inviati alle
amministrazioni, che in tal modo vengono univocamente associati all’archivio
elettronico del ricevente.
Nel caso dei sistemi telematici, infatti, la necessità di tenere una traccia
informatica di tutti i documenti che costituiscono parte dell'archivio, rende
indispensabile una forma di registrazione ed identificazione sintetica di
tutte le comunicazioni inviate.
Le scelte tecniche fondamentali poste a base del protocollo informatico, come,
ad esempio, il tipo di linguaggio informatico da utilizzare per l'interscambio
di dati tra le varie amministrazioni e le modalità tecniche di comunicazione
da adoperare, sono espresse nel DPCM 31.10.2000 recante le regole tecniche.
Ulteriori aspetti tecnici per rendere effettivamente interoperanti i sistemi
di protocollo informatico adottati dalle pubbliche amministrazioni, sono
inoltre contenuti nella circolare AIPA n. 28, emanata il 7 maggio 2001.
Ma per ciò che in questa sede preme evidenziare le regole giuridiche basilari
per l’attuazione del protocollo informatico, di cui al citato DPR n. 428/1998,
sono oggi confluite nel testo unico sulla documentazione amministrativa, il
DPR n. 445/2000.
Il Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 fissa al primo gennaio
2004 il termine ultimo per la realizzazione dei sistemi finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi,
lasciando a ciascuna amministrazione la scelta delle modalità organizzative e
delle soluzioni tecnologiche da adottare al riguardo.
Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei
flussi documentali hanno, dunque, la finalità di migliorare l'efficienza
interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la
riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei predetti
flussi documentali.
Inoltre con tale sistema di protocollazione ci si prefigge, come in precedenza
anticipato, di migliorare la stessa trasparenza dell’azione amministrativa,
attraverso strumenti che consentano un agevole accesso (anche telematico) allo
stato dei procedimenti ed alla relativa documentazione, da parte di cittadini,
delle imprese e delle altre amministrazioni interessate.
Per conseguire tali obiettivi si è reso, pertanto, necessario che le
amministrazioni, oltre ad ottemperare (in tempi brevi) a quanto stabilito
nella normativa vigente in materia di protocollo informatico (nel c.d. «nucleo
minimo», costituito dagli artt. 55 e 56 del Decreto del Presidente della
Repubblica n. 445/2000), provvedano altresì ad avviare i progetti destinati a
diffondere l’utilizzo di documenti informatici, sia nelle procedure interne,
che negli scambi con i soggetti «esterni» (cittadini, imprese, ecc. ecc.),
proprio allo scopo di facilitare e favorire l’accesso alle informazioni
amministrative disponibili sui documenti «informaticamente protocollati».
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, (omissis).
Articolo 50. Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo
dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi
di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo
unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per
la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a
realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di
attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento,
gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei
documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi
di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le
aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già
esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le
direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i
dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51. Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche
amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo
unico e secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica
della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi
informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione,
gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti
ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e
benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono
alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici.
Articolo 52. Il sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata
"sistema" deve: a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema; b)
garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in
entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento
delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in
condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei
soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela
delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema
di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53. Registrazione di protocollo.
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle
pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle
seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di
registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata
in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in
forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se
disponibili; f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di
protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con
l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di
protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di
interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la
completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta
dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con
il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti
dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le
gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i
materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54. Informazioni annullate o modificate.
1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c),
d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le
informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per
essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla
data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione.
Articolo 55. Segnatura di protocollo.
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale
del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni
riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun
documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a) il
progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57; b)
la data di protocollo; c) l'identificazione in forma sintetica
dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi
dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente
all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice
identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o il codice
dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del
documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali
informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di
protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e
trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere
tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che
riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento
ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta
dell’Autorità per l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con
il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura
delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56. Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione
informatica dei documenti.
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di
segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
Articolo 57. Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre
numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
In altri termini, ciò che si va affermando nel settore pubblico è la necessità
di realizzare un ambiente telematico unico, che promuova e favorisca la
comunicazione e l’interazione tra le amministrazioni ed i diversi altri
soggetti che operano a vario titolo sul territorio, integrando ai servizi
generali ISP (Internet service provider), la extranet della PA.
Proprio al fine di sostenere le amministrazioni nell’attuazione delle suddette
norme emanate in materia di protocollo informatico, l’AIPA ha redatto
nell’ottobre 2000 il documento esplicativo denominato: «L’interoperabilità dei
sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito».
Brevissimamente, giova peraltro chiarire che nell’ambito di una comunicazione
tra i sistemi di protocollo di differenti amministrazioni, o tra differenti
sistemi di protocollo della stessa amministrazione, si ritiene giuridicamente
garantita una tale interoperabilità, allorquando è consentito al «sistema
ricevente» di trattare automaticamente (cioè senza l'intervento umano) le
informazioni trasmesse dal «sistema mittente».
L'interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico in ambiente
distribuito, 18 ottobre 2000 (omissis).
Autenticazione di Documenti Informatici Firmati.
Motivazione.
In base al d.P.R. 513/97 ed alle relative regole tecniche, non
è obbligatorio che i Documenti Informatici Firmati scambiati dalle
amministrazioni contengano anche una marcatura temporale garantita da
un’autorità di certificazione. La marcatura temporale esprime la garanzia da
parte di un’autorità di certificazione dell’effettiva esistenza del Documento
Informatico Firmato ad una data specifica. Nel caso in cui la chiave privata
del firmatario venga compromessa (e.g. per smarrimento o furto della Carta
Elettronica), con successiva revoca del corrispondente Certificato, la
marcatura temporale permette di stabilire se il Documento Informatico Firmato
a cui essa si riferisce era già stato formato al momento della revoca ed è
quindi impegnativo per il firmatario. Ai sensi del d.P.R. 428/98 (Art. 4 comma
1), ogni Registrazione di Protocollo – memorizzata in modo permanente e non
modificabile – contiene l’impronta dei Documenti Informatici inclusi in un
Messaggio. Pertanto, la Registrazione di Protocollo in ingresso può costituire
una garanzia sostitutiva alla marcatura temporale per i Documenti Informatici
Firmati che ne fossero sprovvisti. In quest’ottica, una AOO (area
organizzativa omogenea) ha sempre la possibilità di effettuare
l’autenticazione dei Documenti Informatici Firmati ricevuti, al fine di
accertarne la validità dal punto di vista giuridico.
Requisito.
L’operazione di Registrazione di Protocollo di Documenti Informatici Firmati
deve includere l’autenticazione delle Firme Digitali apposte. Il fallimento
della autenticazione della Firma Digitale apposta su uno o più Documenti
Informatici Firmati inclusi in un Messaggio preclude la possibilità di creare
una Registrazione di Protocollo e comporta quindi il ripudio del Messaggio nel
suo complesso. In ogni caso, un Documento Informatico Firmato la cui Firma
Digitale sia legata ad un Certificato revocato o scaduto non è più
trasmissibile, anche se garantito da una precedente Registrazione di
Protocollo, e deve essere rinnovato. (omissis).
Completezza della Segnatura Informatica.
Motivazione.
Il trattamento dei Messaggi Protocollati deve essere indipendente dalla scelta
della posta elettronica come sistema di trasmissione. Più precisamente, le
operazioni di autenticazione e smistamento di un Messaggio Protocollato
ricevuto da parte un Sistema Informatico Ricevente devono essere basate sul
solo contenuto del Messaggio Protocollato e non devono dipendere dai dati
riportati sulla ‘busta’ SMTP o nella struttura MIME del messaggio di posta
elettronica. Per ‘busta’ di un messaggio SMTP si intende qui e più avanti
l’insieme degli header fields che riportano i dati di trasmissione. Il fine di
mantenere la compatibilità con altri sistemi di trasmissione è in questo caso
intenzionale.
Requisito.
La Segnatura Informatica deve contenere, oltre alle informazioni obbligatorie
previste dal d.P.R. 428/98 e dalle relative regole tecniche, anche tutte le
informazioni necessarie alla corretta interpretazione e trattamento del
Messaggio Protocollato. In particolare, la Segnatura Informatica deve
contenere almeno le seguenti informazioni: a) indicazione del mittente; b)
indicazione dei destinatari, con la distinzione dei destinatari per
conoscenza; c) indicazione dell’indirizzo a cui inviare eventualmente le
Conferme di Ricezione e/o Messaggi di Ripudio (se diverso dall’indirizzo del
mittente); d) specificazione dell’oggetto del Messaggio Protocollato; e) la
descrizione dal punto di vista amministrativo dei Documenti Informatici
inclusi nel messaggio o a cui viene comunque fatto riferimento.
Alla luce di quanto sinora illustrato è, quindi, chiaramente emersa la
necessità di dotare la PA di un’architettura tecnologica capace di supportare
in «tempo reale» le richieste dei cittadini, e pertanto, in grado di operare
all’interno di un circuito nel quale siano «telematicamente disponibili» tutte
le informazioni, gli atti ed i documenti che pervengono nell’amministrazione:
così da dare effettività a quella facoltà di accesso alla documentazione
amministrativa, che - introdotta dalla citata Legge n. 241/1990 – è restata
sinora scarsamente utilizzata, per ragioni eminentemente pratiche.
L’obbiettivo complessivamente perseguito dalla anzidetta riforma dei flussi
documentali della PA appare essere, dunque, quello di dotare tutte le
Amministrazioni Pubbliche di un sistema di protocollazione informatica
realmente interoperante ed unitario, che consenta cioè, ai cittadini ed alle
imprese, di poter operare mediante l’invio di documenti, sia (e
preferibilmente) in formato elettronico, sia in forma cartacea: da
smaterializzare poi, in quest’ultima ipotesi, per opera dell’amministrazione
interessata, tramite digitalizzazione.
Direttiva “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione”,
16 Dicembre 2001, Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie.
Gli interventi citati si inseriscono in un complessivo processo di
rinnovamento delle modalità e degli strumenti per la gestione dei flussi
documentali. In particolare, alla luce degli obiettivi di efficienza e
trasparenza dei processi amministrativi, la digitalizzazione dei flussi di
documentazione interna strutturata e l’introduzione del protocollo informatico
risultano cruciali, in quanto consentono lo snellimento, la tracciabilità ed
il monitoraggio continuo dei documenti da parte degli utenti. La previsione di
cui al testo unico n. 445/2000 obbliga le Amministrazioni a realizzare entro
il 1 gennaio 2004 il solo "Nucleo Minimo", definendo in tal modo tempi lunghi
per obiettivi limitati, rispetto al livello di innovazione raggiungibile con
una completa attuazione di tutte le componenti, in particolare quella relativa
alla trasparenza, l’unica concretamente visibile al cittadino e all'impresa.
E' quindi necessario che, nella pianificazione della attività per l'anno 2002,
si seguano precise guide di ordine tecnico ed organizzativo per accelerare ed
ampliare gli obiettivi realizzativi. E' perciò necessario che ciascuna
Amministrazione individui strutture o gruppi di lavoro cui affidare la
responsabilità della attuazione di questo progetto.
Si ritiene, infine, che particolare attenzione possa essere rivolta dalle
Amministrazioni nel tener conto di questo progetto per operare una
riqualificazione del personale disabile mediante l’uso di opportune tecnologie
assistive.
Una particolare rilevanza, nell’ambito del delineato sistema di protocollo
informatico, assume, dunque, il mezzo della posta elettronica certificata,
recentemente regolamentata (nel febbraio 2003) da una fonte secondaria.
Per posta elettronica certificata si intende, dunque, quel servizio basato
sulla e-mail, come definito dallo standard Internet SMTP (simple mail transfer
protocoll) e sue estensioni, che consenta la trasmissione telematica di
documenti prodotti mediante strumenti informatici, nel rispetto delle
previsioni di cui al sopra citato Decreto del Presidente della Repubblica, 28
dicembre 2000, n. 445 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa).
Funzione della posta elettronica certificata è pertanto quella di fornire,
nell’immediato, alle amministrazioni uno strumento «sicuro» per lo scambio di
messaggi ufficiali e, in prospettiva, al cittadino ed alle imprese, un canale
aggiuntivo di comunicazione con la pubblica amministrazione, caratterizzato da
spiccate doti di rapidità, efficienza ed economicità.
La realizzazione di un tale sistema di posta elettronica certificata, cioè un
sistema che consenta di assicurare (rectius, certificare) l’identificazione
univoca del mittente e del destinatario della e-mail, nonché la ricezione del
messaggio stesso da parte di quest’ultimo, agli effetti di cui al precitato
DPR n. 445/2000, si pone quindi come obbiettivo primario delle politiche volte
a creare una autentica gestione elettronica dei flussi documentali.
Centro Tecnico per la Rete Unitaria della P.A. Area Rete Unitaria “Linee Guida
del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta
elettronica certificata”, febbraio 2003.
(omissis).
8. IL MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA E LA SUA TRASMISSIONE.
L’oggetto dell’invio fra mittente e destinatario è un messaggio di posta
certificata composto dal messaggio originale, che coincide con quanto
predisposto dal mittente, da una parte di testo descrittivo e dai dati di
certificazione.
La trasmissione, tra mittente e destinatario, avviene mediante l’invio del
messaggio di posta certificata sottoscritto dal gestore di riferimento del
mittente con firma elettronica.
Durante le fasi di trattamento del messaggio presso i punti di accesso,
ricezione e consegna, i gestori devono mantenere traccia delle operazioni
svolte su un apposito registro. I dati contenuti nel suddetto registro devono
essere conservati per un periodo di almeno due anni e devono essere
disponibili ed accessibili per la consultazione a fini ispettivi, da parte del
Centro Tecnico, o in caso di contenzioso dai soggetti individuati per tale
compito. Per la gestione del registro i gestori devono adottare le soluzioni
tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza e la sicurezza
(autenticità ed inalterabilità nel tempo) delle informazioni in esso
contenute.
Nel caso in cui il mittente non abbia più la disponibilità delle ricevute dei
messaggi inviati, le informazioni presenti nei registri degli operatori
coinvolti nell’invio sono opponibili ai terzi ai sensi dell’articolo 14, comma
2, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
9. RICEVUTE.
Nel seguito sono presentate le varie tipologie di ricevute previste dal
sistema di posta elettronica certificata; tutte le ricevute rilasciate dai
gestori di posta certificata sono sottoscritte dai medesimi con firma
elettronica.
9.1. Ricevuta di accettazione e ricevuta di avvenuta consegna
La ricevuta di avvenuta consegna è rilasciata contestualmente alla
disponibilità del messaggio nella casella di posta elettronica del
destinatario, indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto
destinatario. La ricevuta di avvenuta consegna indica al mittente che il suo
messaggio è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal
destinatario e certifica la data e l’ora dell’evento tramite un testo
leggibile dall’utente contenente i dati di certificazione.
La ricevuta di avvenuta consegna è emessa esclusivamente a fronte della
ricezione di un messaggio di trasporto valido secondo le modalità di cui
all’allegato tecnico.
9.2. Ricevuta di presa in carico
Quando la trasmissione del documento avviene tra due diversi gestori, il
gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che
attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio. Nel caso in cui il colloquio
fra il gestore del mittente ed il gestore del destinatario non si possa
realizzare, il mittente riceverà notifica dell’evento.
9.3. Ricevuta di errore di consegna
Quando il messaggio non risulta consegnabile il gestore del ricevente fornisce
ricevuta di errore di consegna al mittente.
In conclusione può, dunque, affermarsi che le opportunità offerte dalle nuove
tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT), contribuiscono in
maniera rilevante al cambiamento delle Pubbliche Amministrazioni, centrali e
locali, favorendo la sperimentazione di nuove modalità organizzative, oltreché
l’erogazione di servizi on line sempre più rapidi ed efficienti.
Questo insieme di fattori consente, pertanto, oggi alle pubbliche
amministrazioni di riorganizzare i processi, tagliando i costi, ma permette,
d’altro canto, ai cittadini – come vedremo nel seguente Capitolo - di
risparmiare tempo e denaro nella gestione dei rapporti con la PA.